Letzte Aktualisierung: April 2021
Sehr geehrte Forscherin, sehr geehrter Forscher,
mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren,
- welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für eine Förderung einer Studie bzw. der Förderung der Studie erheben, speichern, verarbeiten, sperren und löschen (zusammen als „Verarbeitung“ bezeichnet),
- wofür wir sie nutzen,
- wie Sie der Nutzung widersprechen bzw. Einwilligungen widerrufen können und
- welche sonstigen Rechte Sie als Betroffene haben und wie Sie diese wahrnehmen können.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO ist
Bionorica SE
Kerschensteinerstr. 11 -15
92318 Neumarkt
Telefon: +49 (0) 9181 231-90
Telefax: +49 (0) 9181 231-265
E-Mail: info@bionorica.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten per Mail unter datenschutz@bionorica.de oder postalisch unter der obigen Adresse mit dem Vermerk „der Datenschutzbeauftragte“.
2. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für eine Förderung einer Studie bzw. der Förderung der Studie müssen Sie ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten von Ihnen sowie den wichtigsten Mitgliedern Ihres vorgeschlagenen Studienteams bereitstellen, die für das Auswahlverfahren zur Förderung der Studie erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Studie zu fördern.
3. Welche Quellen und Daten nutzt die Bionorica SE?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für eine Förderung einer Studie bzw. der Förderung der Studie erhalten.
Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten umfassen insbesondere:
- Name und Kontaktdaten wie Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
- Lebenslauf und Qualifikationsnachweise (z. B. GxP-Zertifikate),
- Vergütung der Mitglieder des Studienteams (als Teil des von Ihnen bereitgestellten Kostenrasters)
- sonstige mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf folgenden Rechtsgrundlagen:
4.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b DS-GVO)
Die Daten werden zur Erfüllung von mit Ihnen geschlossenen Verträgen oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin verarbeitet (z. B. Überprüfung des Vorschlags während des Bewerbungsverfahrens für die Förderung einer Studie).
4.2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DS-GVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die über den Leistungsumfang des Vertrags hinausgehen, zum Schutz unserer berechtigten Interessen (z. B. vernünftige kaufmännische Übersicht der Studienförderung; Qualifikationsnachweise von Mitgliedern des Studienteams).
4.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 a DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf der Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt.
Der Widerruf einer Einwilligung kann kostenlos und formlos an unsere unter Ziff. 1 genannten Kontaktdaten erfolgen. Bei einem telefonischen Widerruf bitten wir Sie ggf. um einen ergänzenden Nachweis Ihrer Identität auf einem anderen Weg.
4.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 S. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 e DS-GVO)
Wie jedes Unternehmen unterliegt auch die Bionorica SE zahlreichen rechtlichen Verpflichtungen, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten notwendig machen. Als Beispiel können hier z.B. Identifizierungspflichten zur Geldwäscheprävention oder die Einhaltung steuerlicher und arzneimittelrechtlicher Dokumentationspflichten genannt werden.
5. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für eine Förderung einer Studie bzw. der Förderung der Studie nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
6. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der Bionorica SE erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte und sorgfältig ausgewählten und kontrollierten Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, werden hierbei jedoch im Rahmen einer sog. Auftragsverarbeitung auf die auch für uns geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dies können z.B. Unternehmen in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Logistik, Print-Dienstleistungen, Telekommunikation, Beratungs- sowie Marketingagenturen sein.
Eine Weitergabe an Empfänger außerhalb der Bionorica erfolgt nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage (z.B. gesetzliche Verpflichtung, Einwilligung, berechtigtes Interesse etc.). So kann es z.B. im Falle einer gemeinsamen Studienförderung zum Austausch von personenbezogener Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten und Qualifikationsnachweise des Studienteams) mit dem jeweiligen Forschungskooperationspartner kommen.
7. Werden Daten an Unternehmen in Drittländern oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Generell werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) weitergegeben. Es kann jedoch erforderlich sein, Ihren Vorschlag mit der Bionorica-Tochtergesellschaft im Heimatland des Sponsors zu besprechen, z.B. um einen umfassenden Entscheidungsprozess während der Bewerbung zu fördern. Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet aber auch in solchen Fällen nur statt, soweit neben allgemeinen Voraussetzungen zur Datenübermittlung zusätzlich ein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DS-GVO) oder geeignete Garantien (Art. 46 DS-GVO) und ggf. zusätzliche Maßnahmen bestehen oder die Anforderungen des Art. 49 erfüllt sind (z.B. Vorliegen einer entsprechenden Einwilligung).
8. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur solange es für die Erfüllung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgende Zwecken erforderlich:
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Sollte Ihr Studienvorschlag nicht förderfähig sein, werden die personenbezogenen Daten sechs Monate nach unserer endgültigen Entscheidung gelöscht, mit Ausnahme Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten, die wir fünf Jahre lang speichern. Im Falle einer Förderung speichern oder verarbeiten wir die Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss der Studie.
9. Welche Rechte habe ich als Betroffener?
Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Weiterhin steht Ihnen das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO zu. Sie können einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage der Artikel 6 Abs. 1 e oder f DS-GVO jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.